전자계약 시스템 사용자 메뉴얼

1. 전자계약 업무 흐름도

1) 계약서 초안 등록 --- 구매사(공공기관  계약부서)가 계약서 초안을 작성하여      저장 등록하고  판매사에게 문자 또는 메일로 계약서 초안 등록을 알린다

2) 계약서 초안 조회 및 확인 --- 판매사는 구매사가 작성 등록한 계약서 초안을      전자계약 관리 메뉴에서 조회하고 접수 확인을 한다

3) 계약서 변경 요청 등록 --- 판매사는 구매사가 작성한 계약서 초안을 검토한 후

계약 내역의 수정 및 변경사항이 있는 경우에 수정 및 변경을 요청하고 구매사     에게 문자 또는 메일로 계약서 초안 변경요청을 알린다.

4) 계약서 확정 --- 구매사와 판매사는 변경요청을 계약 내역에 합의하는 경우에      계약서 내역을 최종 확인하고 1단계 계약서 확정을 한다.

5) 계약보증서 등록 --- 1단계 계약서 확정후 구매사가 요청하는 계약보증사항이     있는 경우 판매사가 보증내역에 등록하고 첨부서류를 구매사에 발송후 구매사가     보증 내역을 확인한다. 보증서가 필요없는 경우에는 바로 최종계약에 확정한다.

6) 계약서 최종확정(승인)  ---  구매사와 판매사는 계약내역과 계약 첨부서류, 계     약보증서 확인후  계약서를 승인하고 최종계약을 체결한다. 구매사와 판매사의     계약서 최종 승인이 이루어지면 계약의 효력이 발생한다.

7) 계약관련서류의 출력  ---  구매사와 판매사는 최종계약 승인후에 계약체결승인     통보서, 계약서를 출력한다.

8) 계약실적통계 출력  ---- 구매사와 판매사는

계약건에 대한 기간별, 유형별(물품, 공사, 용역) 계약 실적을  조회하거나 출력한다

2. 전자계약 관리 사용 방법

1) 공인인증서 로그인하기

① 공인인증서가 등록된 후에는 전자입찰 사이트 메뉴에 있는 '인증서로그인'          을 클릭 한다. 전자계약은 공인인증서로  로그인해야 사용할 수 있다.

② 인증서로그인 클릭후에 다음과 같은 ‘인증서 로그인’ 페이지가 나타난다.

그러면 '인증서 로그인' 을 클릭한다.

위 로그인 페이지가 나타나지 않으면 ‘인증서등록’을 클릭하여 인증프로그램을   설치한 후 인증서로그인 클릭을 한다. 인증서설치프로그램이 먼저 설치되어야 한다.

③ 인증서가 있는 드라이브와 사이트에 등록한 공인인증서를 선택하고                인증서 비밀번호를 입력하고 확인을 클릭한다.

<인증서 선택> 페이지

전자입찰사이트(www.b2al.kr)l에 등록한  공인인증서를  선택하고  인증서 비밀번호를 입력하고 확인을  클릭한다.

④  인증서 비밀번호가 일치하면 인증서 로그인이 되면서

아래에 있는 메시지를 디스플레이 합니다 그러면 ‘인증서 로그인’이

성공한 상태입니다

팝업창에 있는 확인을 클릭하면  인증서 로그인이 되면서 전자입찰사이트에  “인증서 로그인중” 이라는 메시지가 나타납니다.

즉, 공인인증서 로그인 사용이 가능한 상태입니다.

그러면 ‘일반 로그인’과 같이 시스템 사용을 하시면 됩니다

2) 전자계약의 계약서관리

① 전자계약을 사용하려면 ‘전자계약 -> 계약서관리’를 선택하고 클릭하면 된다.

< 전자계약의 계약서관리 >

② 계약서관리 메뉴에서 ‘계약서초안작성’을 선택하고 마우스를 클릭한다.

그러면 계약서초안 작성 화면이 나타난다.

③ 공인인증서 로그인 상태가 아닌 경우에는 아래와 같은 메시지가 나타난다.

이 경우 일반로그인 상태에서는 계약서관리를 사용할 수 없으므로 사이트

이용자는 이 경우에 로그아웃 한다음 ‘인증서로그인’을 하여 계약서관리를

이용하여야  한다.

3) 계약서초안 작성 등록  <---- 구매사의 계약부서 또는 계약기관에서 작성한다.

계약서관리 메뉴에서 ‘계약서초안작성’을 선택하고 물품,공사,용역을 선택하면    아래와 같은 계약서작성화면이 나타난다. 여기에 자료를 입력하고 화면 하단의    ‘등록’버튼을 클릭하면 계약서초안이 등록된다.

① 물품계약서 작성화면

◈ 물품계약서 작성화면 설명

- 구매사가 물품구매계약을 하기 위해 작성하는 계약서초안작성 화면

- 계약처정보(구매사 기본정보)

1. 계약부서 : 계약부서를 입력한다.

2. 계약관   : 계약관 성명을 입력한다.

3. 담당자정보: 담당자명, 담당자전화, 담당자팩스를 입력한다. 회원정보에           있는 자료를 자동으로 가져오므로 같으면 그대로 하시면 되고 다른 경우에          는 입력항목란에 새로운 자료를 입력하면 된다.

4. 입찰공고번호 : 전자입찰이 이루어진 경우에 전자입찰번호를 입력한다.            이 경우에는 관련된 입찰정보를 가져와 계약서화면에 디스플레이 해준다.

5. 본문 1 : 계약시 필요한 간단한 내용이나 붙임서류 등을 입력한다.

6. 본문 2 : 계약시 주의사항을 입력한다.

< 본문 1 예시 >

- 계약 내용

7. 공동계약여부 : 일반계약, 공동계약 중 하나를 선택한다.

8. 계약건명 : 계약건명을 입력한다.

9. 요청기관(수용기관)코드 : 상위기관이 하위기관의 구매요청을 대행하는

경우 하위기관코드 입력한다.

검색명에 하위기관명을 입력하고 검색을 클릭하면 하위기관이 나타나는데

이 때 요청한 하위기관을 선택하면 된다.

10. 계약구분 : 총액계약, 단가계약 중 하나를 선택한다.

11. 계약방법 : 일반, 지명, 제한경쟁, 수의계약 중 하나를 선택한다.

12. 계약기간 : 계약기간을 입력한다.

13. 지체상금율 : 연체시 지체상금율 입력한다.

14. 계약금액, 계약보증금율을 입력한다.

15. 계약보증서 제출여부 : 예, 아니오 중 하나를 선택한다.

16. 유보율 : 유보율을 입력한다.

17. 분할납품여부 : 가능, 불가 중 하나를 선택한다.

18. 조항호 : 해당하는 것을 선택한다.

19. 예정가격 : 있는 경우에 입력한다.

20. 응찰자수 : 전자입찰시 입력한다.

21. 지급방법 : 대금 결제 방법을 입력한다.

22. 계약법구분 : 적용 받는 법률를 선택한다.

23. 하자담보책임기간 : 하자담보기간을 입력한다.

24. 특기사항 : 특별한 사항이 있으면 입력한다.

- 물품내역

1. 물품분류번호 : 정부물품분류번호를 입력한다.

2. 물품식별번호 : 물품식별번호를 입력한다.

3. 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 납품일수, 납품기한, 납품장소,

인도조건을 입력한다.

4. 5개이싱 초과시 추가버튼을 누른 다음 위와 같은 순서로 입력한다.

될수 있는 한 5개 이내로 하는 것이 좋다.

- 업체 정보(판매사 기본정보)

1. 업체명 : 검색명 박스에 검색할 업체명을 입력하고 검색버튼을 누른다.

그리고  해당하는 업체를 선택한다.

2. 업체코드, 대표자, 사업자번호, 주소, 전화번호 등 판매사 회원정보를

가져와 화면에 디스풀레이 해준다.

- 검사/검수 사항

1. 검사자, 검수자 - 검사자, 검수자 항목은 필수 입력항목이다.

2. 검사기관, 검수기관 : 필수 입력항목이다.

- 첨부문서

1. 찾아보기 버튼을 클릭, 해당하는 첨부파일을 선택한다.

2. 오른쪽에 있는 추가버튼을 누른다음 칮아보기 버튼을 클릭 해당하는 파일          을 선택한다.

- ‘*’는 필수항목이므로 반드시 입력하여야 하며 미입력시 계약서가 등록되지        않는다.

- 계약서 입력사항이 모두 끝나면 ‘등록’버튼을 클릭한다 그러면 입력된 사항       이 저장되어 등록된다. 그리고 새로운 계약서가 신규로 생성된다.

- 리스트를 클릭하면 새로 생성된 계약서파일을 조회할 수 있으며 수정도 할 수       있다.

- 진행상태는 ‘대기’로 처리하여 주며 판매사에 문자 또는 메일을 보내면

판매사는 계약서초안을 검토하고 계약변경요청을 하거나 그대로 승인할 수

있다.

② 공사계약서 작성화면

◈ 공사계약서 작성화면 설명

- 구매사가 공사(시설)계약을 하기 위해 작성하는 계약서초안작성 화면

- 계약처정보(구매사 기본정보)

1. 계약부서 : 계약부서를 입력한다.

2. 계약관   : 계약관 성명을 입력한다.

3. 담당자정보: 담당자명, 담당자전화, 담당자팩스를 입력한다. 회원정보에           있는 자료를 자동으로 가져오므로 같으면 그대로 하시면 되고 다른 경우에          는 항목란에 새로 자료를 입력하면 된다.

4. 입찰공고번호 : 전자입찰이 이루어진 경우에 전자입찰번호를 입력한다.            이 경우에는 관련된 입찰정보를 가져와 계약서화면에 디스플레이 해준다.

5. 본문 1 : 계약시 필요한 간단한 내용이나 붙임서류 등을 입력한다.

6. 본문 2 : 계약시 주의사항을 입력한다.

< 본문 1 예시 >

- 계약 내용

7. 공동계약여부 : 일반계약, 공동계약 중 하나를 선택한다.

8. 계약건명 : 계약건명을 입력한다.

9. 요청기관(수용기관)코드 : 상위기관이 하위기관의 구매요청을 대행하는

경우 하위기관코드 입력한다.

검색명에 하위기관명을 입력하고 검색을 클릭하면 하위기관이 나타나는데

이 때 요청한 하위기관을 선택하면 된다.

10. 현   장 : 공사 현장명을 입력한다.

11. 계약구분 : 총액계약, 단가계약 중 하나를 선택한다.

12. 계약방법 : 일반, 지명, 제한경쟁, 수의계약 중 하나를 선택한다.

13. 계약기간 : 계약기간을 입력한다.

14. 지체상금율 : 연체시 지체상금율 입력한다.

15. 계약금액, 계약보증금율을 입력한다.

16. 이행보증서 : 이행보증서를 입력한다.

17. 하자보수보증 : 하자보수보증을 입력한다.

18. 하자담보책임기간 : 하자담보책임기간을 입력한다.

19. 착공일자 : 공사착공일자를 입력한다.

20. 준공일자 : 공사준공일자를 입력한다.

21. 공사기간 : 공사기간을 입력한다.

22. 국민주택채권 : 국민주택채권을 입력한다.

23. 공채매입액 : 공채매입액을 입력한다.

24. 인지세과세대상여부 :  예, 아니오 중 하나를 선택한다.

25. 인지세액 : 인지세금액을 입력한다.

26. 유보율 : 유보율을 입력한다.

27. 유보금액 : 유보금액을 입력한다.

28. 지출관 : 지출관을 입력한다.

29. 지출관성명 : 지출관 성명을 입력한다.

30. 물가변동율기준 : 물가변동율기준을 입력한다.

31. 책임감리여부 :  예, 아니오 중 하나를 선택한다.

32. 계약법구분 : 적용 받는 법률를 선택한다.

33. 특기사항 : 특별한 사항이 있으면 입력한다.

- 업체 정보(판매사 기본정보)

1. 업체명 : 검색명 박스에 검색할 업체명을 입력하고 검색버튼을 누른다.

그리고  해당하는 업체를 선택한다.

2. 업체코드, 대표자, 사업자번호, 주소, 전화번호 등 판매사 회원정보를

가져와 화면에 디스풀레이 해준다..

- 검사/검수 사항

1. 검사자, 검수자 - 검사자, 검수자 항목은 필수 입력항목이다.

2. 검사기관, 검수기관 : 필수 입력항목이다.

- 첨부문서

1. 찾아보기 버튼을 클릭, 해당하는 첨부파일을 선택한다.

2. 오른쪽에 있는 추가버튼을 누른다음 칮아보기 버튼을 클릭 해당하는 파일          을 선택한다.

- ‘*’는 필수항목이므로 반드시 입력하여야 하며 미입력시 계약서가 등록되지        않는다.

- 계약서 입력사항이 모두 끝나면 ‘등록’버튼을 클릭한다 그러면 입력된 사항       이 저장되어 등록된다. 그리고 새로운 계약서가 신규로 생성된다.

- 리스트를 클릭하면 새로 생성된 계약서파일을 조회할 수 있으며 수정도 할 수       있다.

- 진행상태는 ‘대기’로 처리하여 주며 판매사에 문자 또는 메일을 보내면

판매사는 계약서초안을 검토하고 계약변경요청을 하거나 그대로 승인할 수

있다.

③ 용역계약서 작성화면

◈ 용역계약서 작성화면 설명

- 구매사가 용역계약을 하기 위해 작성하는 계약서초안작성 화면

- 계약처정보(구매사 기본정보)

1. 계약부서 : 계약부서를 입력한다.

2. 계약관   : 계약관 성명을 입력한다.

3. 담당자정보: 담당자명, 담당자전화, 담당자팩스를 입력한다. 회원정보에           있는 자료를 자동으로 가져오므로 같으면 그대로 하시면 되고 다른 경우에          는 입력항목란에 새로 자료를 입력하면 된다.

4. 입찰공고번호 : 전자입찰이 이루어진 경우에 전자입찰번호를 입력한다.            이 경우에는 관련된 입찰정보를 가져와 계약서화면에 디스플레이 해준다.

5. 본문 1 : 계약시 필요한 간단한 내용이나 붙임서류 등을 입력한다.

6. 본문 2 : 계약시 주의사항을 입력한다.

< 본문 1 예시 >

물품이나 공사와 같이 같은 방법으로 입력하면 된다.

- 계약 내용

7. 공동계약여부 : 일반계약, 공동계약 중 하나를 선택한다.

8. 계약건명 : 계약건명을 입력한다.

9. 요청기관(수용기관)코드 : 상위기관이 하위기관의 구매요청을 대행하는

경우 하위기관코드 입력한다.

검색명에 하위기관명을 입력하고 검색을 클릭하면 하위기관이 나타나는데

이 때 요청한 하위기관을 선택하면 된다.

10. 현   장 : 용역 현장명을 입력한다.

11. 계약구분 : 총액계약, 단가계약 중 하나를 선택한다.

12. 계약방법 : 일반, 지명, 제한경쟁, 수의계약 중 하나를 선택한다.

13. 계약기간 : 계약기간을 입력한다.

14. 지체상금율 : 연체시 지체상금율 입력한다.

15. 계약금액, 계약보증금율을 입력한다.

16. 이행보증서 : 이행보증서를 입력한다.

17. 하자보수보증 : 하자보수보증을 입력한다.

18. 하자담보책임기간 : 하자담보책임기간을 입력한다.

19. 착수일자 : 용역착수일자를 입력한다.

20. 완수일자 : 용역완수일자를 입력한다.

21. 용역기간 : 용역기간을 입력한다.

22. 공채매입액 : 공채매입액을 입력한다.

23. 인지세과세대상여부 :  예, 아니오 중 하나를 선택한다.

24. 인지세액 : 인지세금액을 입력한다.

25. 유보율 : 유보율을 입력한다.

26. 유보금액 : 유보금액을 입력한다.

27. 지출관 : 지출관을 입력한다.

28. 지출관성명 : 지출관 성명을 입력한다.

29. 계약법구분 : 적용 받는 법률를 선택한다.

30. 특기사항 : 특별한 사항이 있으면 입력한다.

- 업체 정보(판매사 기본정보)

1. 업체명 : 박스에 검색할 업체명을 입력하고 검색버튼을 누른다. 그리고

해당하는 업체를 선택한다.

2. 업체코드, 대표자, 사업자번호, 주소, 전화번호 등 판매사 회원정보를

가져와 화면에 디스풀레이 해준다.

- 검사/검수 사항

1. 검사자, 검수자 - 검사자, 검수자 항목은 필수 입력항목이다.

2. 검사기관, 검수기관 : 필수 입력항목이다.

- 첨부문서

1. 찾아보기 버튼을 클릭, 해당하는 첨부파일을 선택한다.

2. 오른쪽에 있는 추가버튼을 누른다음 칮아보기 버튼을 클릭 해당하는 파일          을 선택한다.

- ‘*’는 필수항목이므로 반드시 입력하여야 하며 미입력시 계약서가 등록되지        않는다.

- 계약서 입력사항이 모두 끝나면 ‘등록’버튼을 클릭한다 그러면 입력된 사항       이 저장되어 등록된다. 그리고 새로운 계약서가 신규로 생성된다.

- 리스트를 클릭하면 새로 생성된 계약서파일을 조회할 수 있으며 수정도 할 수       있다.

- 진행상태는 ‘대기’로 처리하여 주며 판매사에 문자 또는 메일을 보내면

판매사는 계약서초안을 검토하고 계약변경요청을 하거나 그대로 승인할 수

있다.

4) 계약서 내역 수정  <---- 구매사의 계약부서 또는 계약기관에서 작성한다.

- 리스트를 클릭하여 수정할 해당 계약건의 계약건명(제목)을 선택한다.

- 하단의 메뉴에서 수정을  선택하고 마우스를 클릭한다.

- 계약서 수정 내용을 선택하고  수정사항을 입력한후 하단의 수정버튼을

클릭하면 수정된 사항이 수정되어 저장된다

5) 계약서 삭제 작업  <---- 구매사의 계약부서 또는 계약기관에서 작성한다.

리스트에서 삭제할 해당 계약건을 선택하고 삭제를 클릭한다.

삭제하면 다시 복구가 불가능하니 유의하여 사용하시기 바랍니다.

계약이 성립되기전(계약승인전)에 필요없게 된 경우에 삭제합니다.

삭제는 구매사만 가능하고 최종승인후에는 삭제기능이 사라져 삭제할 수 없다.

6) 계약내용변경 요청 등록  <---- 판매사에서 작성한다

- 구매사가 작성한 계약서 리스트에서 해당 계약건을 선택한다.

- 판매사는 불합리하거나 잘못된 계약사항을 원하는 내용으로 입력하고 등록을

클릭하면 변경요청내용이 등록된다.

- 구매사에게  계약내용변경사항을 알리기 위해 문자나 메일을  송신한다.

- 구매사가 추가적인 첨부문서 요청시 판매사는 첨부서류를 등록하고

‘첨부파일전송’을  클릭하면 첨부파일이 구매사에게 전송된다.

7) 계약보증내역 등록  <---- 판매사에서 작성한다(구매사도 자성가능)

보증방법, 보증업체, 보증완료, 보증서접수일자를 입력한다.

판매사는 구매사가 요청한 위의 계약보증사항을 입력하고 ‘등록’을 클릭한다.

보증관련서류는 별도로 구매사에 보내야 한다.

8) 계약 승인 등록  <---- 구매사, 판매사에서 작성

구매사는 구매사 계약 담당자자  판매사는 판매사 계약 담당자가 계약서를 최종    검토후 승인 사항을 등록한다.

공인인증서를  사용하므로  인감날인등록은 사용하지 않아도 된다.

9) 계약 승인 처리 작업  <---- 구매사

구매사는 계약내역과 보증내역 검토후 최종 승인을 위해 처리 작업에서 승인’   을 선택하고 ‘처리’버튼을 클릭한다. 승인처리 후에는 계약서의 수정이나 변경은 할 수 없게 된다.(최종확정됨)

10) 계약체결승인통보서, 계약서 출력  <---- 구매사, 판매사

계약승인 처리후  계약체결승인통보서, 계약서를 출력한다.

11) 계약 실적 집계표 출력  <---- 구매사, 판매사

기간별 계약 실적을 출력한다